Organiser la collecte documentaire comme un suivi de dossier, avec une liste des pièces attendues et des demandes qui tiennent compte des réponses.
Avant
Un effort à recommencer.
Les demandes de pièces sont dispersées dans les échanges.
Avec le système
Un processus qui garde le fil.
Le dossier conserve un état clair des pièces reçues, attendues et à vérifier.
Une vision de ce qui manque encore à chaque dossier.
Des collaborateurs concentrés sur la vérification et les cas particuliers.
La démonstration métier
Suivez le travail, étape par étape.
Cliquez sur une étape pour voir qui agit, ce qu’il fait et ce que l’étape produit.
Tout commence ici
Un dossier est ouvert ou une nouvelle pièce est reçue.
Les informations circulent entre l’agent, vos outils et les personnes concernées.
Agent IA
Établir la liste
Associer le type de dossier aux pièces attendues selon la procédure validée.
Ce qui en ressort
Une liste de contrôle propre au dossier.
Les briques reliéesMessagerieDossier documentaireÉchéancier
Parcours d’adaptation issu de nos réalisations internes. Les connexions, droits et règles d’envoi sont définis avec votre équipe.
La bonne répartition du travail
L’IA agit. Votre équipe garde la main.
Ce que l’agent peut prendre en charge
Classer les pièces et actualiser les manques.
Préparer les demandes et relances autorisées.
Signaler les documents douteux ou non reconnus.
Quand l’humain intervient
Une pièce est périmée, incohérente ou difficile à interpréter.
Voir l’escalade et la reprise
La décision : Le référent métier confirme son acceptation ou le complément à demander.
La suite : L’agent met à jour la liste puis poursuit la collecte sur cette base.
Un système vivant
Chaque retour utile prépare la suite.
Nous organisons une boucle d’amélioration : les corrections enrichissent les connaissances et les règles, puis les évolutions sont validées avant d’élargir l’autonomie.
01 · Conserver
Une mémoire métier.
Les listes de pièces, critères d’acceptation et exemples validés par type de dossier.
02 · Ajuster
Des règles qui évoluent.
Préciser les consignes et modèles de demande.
03 · Vérifier
Une évolution contrôlée.
Contrôler les futurs dossiers avec la procédure mise à jour.
Ce que nous suivons pour améliorer le dispositif
Les retours à recueillir
Recueillir les motifs de pièces refusées ou mal classées.
Pièces manquantes
Relances en attente de réponse
Documents soumis au référent
Les informations nécessaires
Liste des pièces attendues
Documents reçus
Historique des demandes
Les documents et réponses ajoutés à la base sont sélectionnés dans le périmètre autorisé et validés par leur responsable.
Et dans votre entreprise ?
Partons d’un travail que vous voulez simplifier.
Nous identifions les étapes utiles, les outils à relier et les décisions que votre équipe doit conserver. Le premier périmètre sert à vérifier le fonctionnement avant de l’étendre.
